Gestion du programme
Les COJO opèrent dans un environnement difficile. Outre les risques liés à la réalisation d’éléments spécifiques des Jeux, les COJO sont confrontés à des défis liés à la gestion de la réalisation intégrée de l’ensemble du programme de projets et de services. Les COJO jouent divers rôles dans la fourniture des infrastructures et des services associés: en fonction des dispositions institutionnelles et des infrastructures et services achetés, le COJO peut diriger directement les achats, ou établir des spécifications et des normes et superviser les procédures d’autres acteurs. Dans les deux cas, le COJO est chargé d’assurer la fourniture coordonnée des infrastructures et des services associés. Les COJO sont en fin de compte responsables de la fourniture d’un ensemble de sites et de services, une tâche intrinsèquement plus complexe que la fourniture d’un seul événement sportif ou d’un seul site.
Quatre groupes de risques sont identifiés comme étant liés à la gestion du programme:
Prendre des décisions fondées sur des données probantes concernant les modes de prestation afin de maximiser le rapport qualité-prix
Assurer la préparation et la capacité du marché
Les stratégies de gestion des contrats doivent être adaptées aux caractéristiques des éléments du programme
Mettre en œuvre une approche basée sur le risque pour gérer les délais courts inhérents à la livraison des Jeux
Principes pour assurer une gestion efficace du programme
Utiliser des analyses solides et fondées sur des données probantes pour orienter les décisions relatives aux modes de prestation
Les COJO doivent s’efforcer d’évaluer soigneusement les modes de livraison disponibles en fonction de critères bien définis plutôt que d’appliquer des solutions uniques. Les options de mise en œuvre doivent être évaluées en fonction des caractéristiques des projets, du contexte local, de la répartition optimale des risques et de l’évaluation du rapport qualité-prix
Prendre des mesures pour assurer la préparation et la capacité du marché
Les COJO doivent travailler avec leurs partenaires pour s’assurer que le marché des fournisseurs est en mesure de répondre aux exigences des Jeux. Il peut s’agir d’engager des dialogues transparents et réguliers avec les fournisseurs et les associations professionnelles afin de présenter les stratégies d’approvisionnement (y compris des détails tels que la portée, le mode de livraison identifié, la méthode d’approvisionnement, les exigences et les critères d’attribution) et d’acquérir une compréhension précise de la capacité du marché.
Adopter une approche stratégique de la gestion des fournisseurs
Les COJO devraient définir des objectifs de gestion des contrats et des stratégies de relations avec les fournisseurs au cours de la phase de planification, avant que les contrats ne fassent l’objet d’un appel d’offres. Les mécanismes de coordination et les exigences en matière de rapports doivent être intégrés dans les documents d’appel d’offres. Une approche de gestion des relations avec les fournisseurs peut s’avérer efficace pour soutenir la réalisation de l’ensemble du programme des Jeux. L’identification de l’importance relative des fournisseurs pour la réalisation globale des Jeux, y compris les sous-traitants, peut aider à gérer les risques.
Mettre en œuvre une approche basée sur le risque pour gérer les délais courts inhérents à la livraison des Jeux
En mettant l’accent sur l’identification, l’évaluation, l’atténuation et le suivi des risques tout au long de la planification et de la réalisation, il est possible d’éviter les dépassements de coûts et les retards. En intégrant la gestion des risques dans leurs processus de livraison et en mettant en œuvre des outils de gestion des risques appropriés, les COJO peuvent atténuer les défis posés par l’échéance immuable des Jeux.Les COJO doivent investir dans le recrutement et la fidélisation du personnel afin de développer et d’accumuler des connaissances et des compétences. Le recrutement d’experts ayant déjà une expérience des Jeux dans des domaines clés et de personnes détachées par des opérateurs locaux est un outil essentiel pour faciliter le transfert de connaissances et tirer parti de l’expérience locale.
Études de cas
Ressources externes
Outils et conseils pour soutenir la stratégie d’approvisionnement
Ces outils fournissent des conseils et un soutien concret dans l’élaboration de stratégies d’approvisionnement, y compris les décisions concernant le mode de livraison et l’évaluation de la capacité du marché.
Boîte à outils de l’OCDE pour les infrastructures : Stratégies de passation des marchés
La passation des marchés est un élément essentiel du cycle de vie des infrastructures. Il est donc important qu’elle soit effectuée de manière efficace et transparente afin de garantir la réalisation des objectifs en matière d’infrastructures.
La boîte à outils de l’OCDE pour les infrastructures est une ressource en ligne destinée à guider la planification, le financement et la livraison des infrastructures.
Guide de référence sur les spécifications de sortie pour les infrastructures de qualité
Ce guide de référence est conçu pour aider à l’élaboration de spécifications de résultats (c’est-à-dire une spécification technique qui adopte principalement des exigences basées sur la performance pour définir la portée du projet) afin de fournir des infrastructures de qualité.
Axé sur les PPP, il comprend des études de cas sectorielles et des exemples de spécifications de résultats dans un éventail de juridictions et de secteurs.
Outil de soutien pour des stratégies d’achat efficaces (STEPS)
L’outil STEPS comble une lacune importante en matière de capacités pour les marchés publics et privés d’infrastructures et d’autres projets sur mesure. STEPS aborde l’élaboration de stratégies de passation de marchés de manière factuelle, en aidant les maîtres d’ouvrage à identifier et à gérer les échecs potentiels en matière de passation de marchés.
Une stratégie globale de passation de marchés élaborée à l’aide de STEPS permet de définir, entre autres, les capacités requises en interne, la portée du contrat et les conditions commerciales. Plus généralement, STEPS met en lumière les options et les compromis auxquels les maîtres d’ouvrage sont confrontés pour atteindre leurs objectifs.
Outils et conseils pour soutenir la gestion du programme
Ces outils fournissent des stratégies et des modèles pour soutenir la fourniture de l’infrastructure des Jeux et des services associés dans des environnements rapides et dans des délais serrés.
Gestion de projets et de programmes
L’autorité britannique chargée des infrastructures et des projets (IPA) contribue à la réussite des projets d’infrastructure et des projets à grande échelle.
Manuel de mobilisation rapide
Le guide de mobilisation rapide de la Nouvelle-Zélande est conçu pour aider les projets de construction ou d’infrastructure à démarrer plus rapidement. Il comprend des outils tels que des listes de contrôle et des modèles pour soutenir les tâches telles que la répartition des risques et la sélection de l’équipe de projet et de la gouvernance.
